Účetní dokumentace
2.1. Právní úprava účetní dokumentace a její význam
Právní úprava účetnictví
- Předmět účetnictví
- Právní normy
- Zákon o účetnictví
- Vyhlášky ministerstva financí
- České účetní standardy pro podnikatele
- Směrná účtová osnova a účtový rozvrh
- Vnitropodnikové směrnice
- Účtový rozvrh
- Odpisový plán
- Podpisové vzory
- Harmonogram účetní závěrky
- Používání měnových kurzů
- Způsoby oceňování
- Oběh účetních dokladů
- Inventarizace majetku a závazků
- Způsob účtování zásob
- Účetní zásady
- Zásada bilanční kontinuity (návaznosti jednotlivých dokladů)
- Věcné a časové souvislosti
- Zásada stálostí účetních metod
- Zásada věcného a poctivého zobrazení skutečností
- Zásada zákazu kompenzace
- Zásada předností obrazu před formou
2.2. Účetní doklady
Význam účetních dokladů
- Zákon o účetnictví ukládá povinnost účtovat na základě účetních dokladů
- Tyto doklady musí obsahovat předepsané náležitosti
- Účetnictví vedené na pokladně pravdivých, přesných a včasných dokladů zachycuje průběh hospodářských činností v souladu se skutečností
- Účetní doklad je průkazný účetní záznam, v němž se zachycuje a ověřuje hospodářská nebo účetní operace
Členění účetních dokladů
- Rozdělení účetních dokladů:
- Podle druhů
- Pokladní doklady:
- Příjmový pokladní doklad (PPD)
– př. Firma přijala úhradu v hotovosti za prodej zboží - Výdajový pokladní doklad (VPD)
– př. Firma zaplatila v hotovosti dodavateli za zboží
- Příjmový pokladní doklad (PPD)
- Výpis z běžného účtu:
- Bankovní výpisy (výpis z BÚ)
– př. Firmě připsala banka na běžný účet úhradu od odběratele
- Bankovní výpisy (výpis z BÚ)
- Zásoby:
- Příjemka
– př. Firma přijala do skladu nakoupený materiál - Výdejka
– př. Firma vydala ze skladu do výroby materiál
- Příjemka
- Faktury:
- Faktury přijaté (FAP)
– př. Firma přijala vyúčtování od dodavatele za materiál - Faktura vystavená (FAV)
– př. Firma vystavila vyúčtování za služby
- Faktury přijaté (FAP)
- Vnitřní účetní doklad:
- Vnitřní (interní) účetní doklad (VÚD)
- Výplatní listina
– př. Firma vyúčtovala (vypočítala) mzdy zaměstnanců
- Podle počtu dokumentovaných účetních případů
- Jednotlivé – pro jednu hospodářskou operaci
- Sběrné – zachycují několik účetních případů stejného druhu za určité období maximálně za jeden měsíc, ke sběrnému dokladu musí být jednotlivé doklady připojeny
- Podle obsahu
- Vnější (externí)
– faktura vystavená – externím účastníkem je náš odběratel
– faktura přijatá – externím účastníkem je náš dodavatel
– výpis z běžného účtu – externím účastníkem je banka - Vnitřní (interní)
– příjemka – doklad pro příjem materiálu na sklad
– výdejka – doklad pro výdej do výroby
– zúčtovací a výplatní listina – doklad pro zúčtování předpisu mezd zaměstnanců
2.3. Náležitosti účetních dokladů
Aby účetní doklady byly průkazným prostředkem o provedených operacích, musí mít podle zákona o účetnictví řadu náležitostí:
- Označení účetního dokladu
- Popis obsahu účetního případu a označení jeho účastníků
- Peněžní částku nebo údaje o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství
- Okamžik vyhotovení účetního dokladu
- Okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu
- Podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby za jeho zaúčtování
Původní paragon obsahuje:
- Popis účetního případu (nafta)
- Označení jednoho z účastníků (čerpací stanice Benzina)
- Peněžní částku (1 220 Kč)
- Datum uskutečnění účetního případu (20. 3. 2013)
- Podpis osoby, která paragon vystavila (prodavač)
Opravy účetních dokladů
- Opravy lze provádět tímto způsobem:
- Vyznačíme opravu přímo na opravovaný (původní) doklad
- K chybnému (původnímu) dokladů vystavíme nový opravný účetní doklad
2.4. Oběh účetních dokladů a postup jejich zpracování
Postup oběhu
Přezkoušení správnosti
- Přezkušováním rozumíme kontrolu účetního dokladu z hlediska věcné (obsahové) a formální stránky
- Věcná stránka:
- Prověření správnosti údajů na účetním dokladu
- Přípustnosti účetního případu, kterého se doklad týká
- Početní kontrola, která ověří správnost výpočtů, které jsou v účetním dokladu provedeny
- Formální stránka:
- Zaměřuje se na ověření úplnosti náležitostí účetního dokladu
Příprava k zaúčtování
- Příprava dokladů k zaúčtování zahrnuje tyto části:
- Třídění dokladů
- Rozdělení dokladů podle stanoveného hlediska, zpravidla podle druhu (bankovní výpisy, faktury došlé, faktury vystavené)
- Označování dokladů
- Přidělení abecedně číselného označení
- Evidence
- Zápis dokladů do pomocných účetních knih (knihy faktur, pokladní knihy…)
- Určení účtovacího předpisu
- Představuje stanovení účtu a jejich stran, na kterých bude doklad zaúčtován včetně uvedení peněžních částek
- Účtovací předpis se zapíše do předtisku na účetní doklad nebo na samotný lístek, který se připojí k dokladu
- Na účetní doklad lze otisknout i razítko s předtištěným textem
- Třídění dokladů
Zaúčtování dokladů
- Účetní zápisy se provádějí v účetních knihách
Úschova dokladů
- Založení do pořadačů
- Účetní doklady jsou důležitým průkazným materiálem, a proto musí být pečlivě uschovány, aby je bylo možno použít při kontrole a při objasňování později vzniklých nesrovnalostí
- Podnikatel je povinen uschovat veškeré účetní písemnosti po dobu stanovenou uschovacími lhůtami podle zákona o účetnictví
- Např. účetní výkazy 10 let
- Účetní doklady a účetní knihy 5 let od konce účetního období, kterého se týkají
2.5. Daňové doklady
DAŇOVÉ DOKLADY
- mají zákonem předepsané náležitosti, které jsou obsahově širší než náležitosti účetního dokladu, pro různé případy existují různé druhy daňových dokladů
NÁLEŽITOSTI DAŇOVÝCH DOKLADŮ
- předepsané náležitosti, různé druhy daňových dokladů, běžný daňový doklad zpravidla faktura, která obsahuje náležitosti běžného daňového dokladu, musí obsahovat
- přesné označení kupujícího i prodávajícího
- DIČ
- evidenční číslo dokladu
- datum vystavení
- datum uskutečnění zdanitelného plnění, nebo datum přijaté platby
- cena bez daně
- rozsah a předmět zdanitelného plnění
- údaje pro stanovení ceny, cena bez DPH, DPH 19%, 5%
- Zjednodušený daňový doklad– max. 10 tisíc
- nemusí obsahovat některé náležitosti:
- údaje o kupujícím, datum vystavení dokladu, výše ceny bez DPH, ale uvádí se DPH s cenou, vystavuje se jen v případě nákupu za hotové
2.6. Účetní zápisy v účetních knihách
Charakteristika účetních zápisů
- Účetní zápisy zachycují účetní případy
- Účetní zápisy přivádějí účetní jednotky srozumitelně, přehledně a způsobem zaručující jejich trvanlivost
- Účetní jednotky uspořádají účetní zápisy způsobem, který umožní ověřit zaúčtování všech účetních případů v účetní období tak, aby zabránili neoprávněným změnám a úpravám těchto zápisů
Časové a účetní zápisy
- Účetní zápisy jsou uspořádány z hlediska:
- Časového
– tak jak postupně vznikaly účetní případy - Věcného
– tj. zápisy na účtech - Jednoduché účetní zápisy
- Složité účetní zápisy
Přezkušování správnosti účetních zápisů
- Účetní zápisy přezkušujeme z hlediska:
- Formálního
- Věcného
Přezkušování formální správnosti účetních zápisů – předvaha
- Přezkoušení formální správnosti účetních zápisů se provádí proto, aby se zjistila, zda byla dodržena podvojnost účetních zápisů, tj. stejná částka byla zapsána na stranách MD a D
- Kontrolních prvkem účetnictví založeným na podvojnosti zápisů je tabulková předvaha
Účet | Počáteční zůstatky | Obraty | Konečné zůstatky | |||
MD | D | MD | D | MD | D | |
|
||||||
Celkem | PZ MD = PZ D | Obrat MD = Obrat D | KZ MD = KZ D |
Přezkušování věcné správnosti účetních zápisů – inventarizace
- Přezkušování účetních zápisů po věcné stránce se provádí proto, aby se zjistilo, zda účetnictví správně zachycuje stav majetku a závazků
- Nástrojem k tomuto přezkoušení je inventarizace
- Inventarizace zahrnuje tyto části:
- Zjištění skutečného stavu majetku a závazků, jejich ocenění a písemné zaznamenávání
- Porovnání skutečného stavu majetku a závazků zjištěných inventurou se stavem účetním
- Vysvětlení příčin a vypořádání inventarizačního rozdílu
2.7. Opravy účetních zápisů
- Opravy účetních zápisů lze provést:
- Účetním způsobem
- Neúčetním způsobem (škrtnutím chybného údaje)
- Neúčetní způsob oprav se provádí v účetních knihách do doby účetní uzávěrky, později se musí použít účetní způsob opravy
- Opravovat účetní zápisy lze těmito účetními způsoby:
- Doplňkovým zápisem
- Používá se při opravě chyb, jestliže byla zapsána nižší peněžní částka na správné účty a na jejich správné strany
- Doúčtuje se příslušný rozdíl
- Částečným stornem
- Používá se, pokud byla zapsána vyšší peněžní částka na správných účtech a na jejich správných stranách
- Úplným stornem (storno)
- Používá se, pokud byl účetní zápis zapsán na nesprávných účtech nebo nesprávných stranách
- Umožňuje, aby zrušený původní zápis byl napsán znovu a správně
2.8. Vyhotovování účetních dokladů
- Účetní doklady se mají vyhotovovat bez zbytečného odkladu, tedy ihned po zjištění skutečností, které se jimi ověřují
- Údaje v účetních dokladech musí být zapsány prostředkem zaručujícím trvalost zápisu, aby byly po celou dobu své úschovy v účetní jednotce plně čitelné
- Účetní doklady spojené s určitou hospodářskou činností různých pracovišť vyhotovují zpravidla právě jejich pracovníci
- U drobných podnikatelů s menším rozsahem činnosti a s minimálním počtem zaměstnanců vyhotovuje účetní doklady zpravidla sám podnikatel, případě jím pověřený pracovník
Opravy v účetních dokladech
- Nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti a nesprávnosti účetnictví
- Opravy účetních dokladů lze provádět tímto způsobem:
- Vyznačíme opravu přímo na opravovaný doklad
- K chybnému dokladu vystavíme nový opravný účetní doklad
Zásady opravování účetních dokladů bezdokladovým způsobem
- Chybný údaj na účetním dokladu se slabě přeškrtne tak, aby i nadále zůstal čitelný
- Nad původní údaj na dokladu se uvede údaj správný
- K opravovanému zápisu je nutné z hlediska průkaznosti připojit datovanou poznámku o provedení opravy s podpisem pracovníka odpovědného za správnost opravovaného dokladu