Účetní doklady, účetní knihy
Osnova:
- hospodářské operace, účetní případy,
- druhy účetních dokladů,
- náležitosti, oběh účetních dokladů,
- účtování podle dokladů v jednoduchém a podvojném účetnictví,
- otevírání, uzavírání účetních knih,
- formy, náležitosti účetních dokladů.
Podstata a význam účetní dokumentace
Účetní doklady informují o vzniku hospodářské operace, registrují ji a ověřují.
Požadavky kladené na účetní doklady:
- pravdivost,
- přesnost,
- pečlivost,
- přehlednost,
- úplnost,
- včasnost.
Druhy účetních dokladů
1, Podle obsahu – a, vnitřní- interní – uvnitř firmy (příjemka)
b, vnější – externí – přijaté, vydané
2, Podle počtu dokumentovaných úč. případů: a, jednotlivé – dokumentuje 1 anebo
několik stejnorodých
hosp. operací
b, sběrné – shrnují údaje za určité časové
období dokumentující stejnorodé hospodářské operace nejvýše za 1 měsíc (měsíční souhrn výdejek materiálů)
Náležitosti účetních dokladů
a, OZNAČENÍ účetního dokladu
b, POPIS obsahu účetního případu,jeho ÚČASTNÍCI
c, PENĚŽNÍ ČÁSTKA nebo údaj o množství a ceně
d, DATUM VYHOTOVENÍ účetního dokladu
e, DATUM USKUTEČNĚNÍ účetního případu
f, PODPIS osoby odpovědné za účetní případ
g, PODPIS osoby zodpovědné za zaúčtování účetního případu
Vyhotovování účetních dokladů
Vyhotovují pracovníci jednotlivých pracovišť, kterých se jednotlivá hospodářská operace týká. U soukromých podnikatelů podnikatel nebo pověřená osoba
Trvalost záznamu /pero, psací stroj, počítač/
Opravy:
- provádějí se předepsaným způsobem:- přeškrtnutí údaje s datem opravy a podpisem /před zaúčtováním/
- vyhotovení nového dokladu /peněžní doklady/
- vyhotovením vnitřního účetního dokladu /po odeslání účetních výkazů/
Oběh účetních dokladů a postup při jejich zpracování
Oběh účetního dokladu = doba od vystavení nebo obdržení dokladu po jeho archivaci a skartaci.
V podniku je závazně stanoven, závisí na organizačním uspořádání podniku, na jeho vybavení výpočetní technikou
Organizaci oběhu zajišťuje vedoucí podniku, který vyhlašuje jména a podpisové vzroy zaměstnanců, kteří mohou nařizovat a schvalovat hospodářské operace, kteří je přezkušují.
1, PŘEZKOUŠENÍ SPRÁVNOSTI – prověřuje správnost údajů uvedených v účetních dokladech a přípustnost operací
a, věcné hledisko – ověřit soulad účetního dokladu /množství/ a skutečnosti a početní správnost
b, formální hledisko – ověřit náležitosti a oprávněnost pracovníků k vyhotovení dokladů a uskutečnění operace
2, PŘÍPRAVA K ZAÚČTOVÁNÍ
a, třídění – podle druhu účetního dokladu (příjemka, výdejka)
– podle data vyhotovení
b, očíslování UD – časové hledisko
– věcné hledisko
c, evidence u UD – má zajistit přehled o vystavených a přijatých dokladech (vede se v pomocných knihách, např. kniha přijatých faktur
d, účtovací předpis – zajišťuje spojitost mezi UD a účetním zápisem v účetní knize (= stanovení účtů a jejich stran, na kterých bude zaúčtováno)
3, ZAÚČTOVÁNÍ DOKLADU – podle účtovacích předpisů se provedou účetní zápisy v účetních knihách, kde se zaznamená i číslo UD
4, USCHOVÁNÍ – do konce úč. roku v příručním archivu, po uzávěrce do podnikového archivu a po uplynutí doby archivace
5, dochází ke SKARTACI
Peněžní deník
V jednoduchém účetnictví oproti podvojnému účetnictví se za zisk (ztrátu) považuje rozdíl mezi příjmy z podnikatelské činnosti a výdaji na dosažení, udržení, zajištění příjmů (v podvojném účetnictví zisk rozdíl výnosů a nákladů)
Účetními doklady pro účtování v peněžním deníku jsou:
a, pokladní doklady
b, výpis z BÚ
V PD se neúčtují předpisy plateb
Průběžné položky – vyplývá z časového nesouladu pohybu peněz mezi pokladnou a peněžním ústavem. Na vybranou hotovost z BÚ vystaví podnikatel PPD a zaúčtuje v peněžním deníku a současně průběžnou položku výdej
Peněžní deník
Peněžní deník je určen pro účtování příjmů a výdajů provedených v hotovosti nebo prostřednictvím peněžního ústavu a průběžných položek (tj. převodky mezi pokladnou a bankovním účtem). Veškeré zápisy v peněžním deníku vyjadřují pouze peněžní operace v časovém sledu jednotlivých dnů a účetních dokladů.
Veškeré příjmy a výdaje se vedou v PD v průběhu roku narůstajícím způsobem. Deník se uzavírá koncem každého roku (nebo při mimořádné účetní uzávěrce), kdy se doplní za poslední zápis v deníku uzávěrkové operace (např. vyúčtování odpisů). Do následujícího roku se převádějí zůstatky peněžních prostředků, průběžných položek a jmění.
Příjmy a výdaje musíme rozlišit – zahrnované nebo nezahrnované do základu daně.
Účetní knihy
- Časové zápisy zapisujeme do knihy s názvem Deník. Je-li účetnictví zpracováváno na počítači, je nahrazován sestavou. Zápis v deníku je prvotní zachycení účetního případu. Firma vede několik dílčích deníků (deník přijatých faktur, vydaných faktur, peněžní deník, všeobecný deníků
- TABELÁRNÍ DENÍK – spojuje časové a soustavní zápisy do jedné knihy
- HLAVNÍ KNIHA – zahrnuje všechny účty syntetické používané podnikatelem. Každý účet musí mít: číslo, název, PS, obraty, MD, D, KZ.
- KNIHY AE – zahrnuje analytické účty. Každý podnikatel musí založit a vést seznam účetních knih, které používá.
Formy účetních knih:
sestavy na počítači, volné listy, vázané knihy
Dodací list – přejímka materiálu
Příjemka – převzatý materiál /originál oddělení likvidace faktur, kopie materiálová účtárna a skladník/
protokol o vadách – vyhotoven při nepřevzetí materiálu /doklad pro reklamace/
Výdejka – vyhotovuje odebírající středisko /originál skladník, kopie odebírající středisko/
Převodka – doklad pro převedení materiálu ze skladu do skladu
Skladní karta – AE, vyhotovuje se pro každý druh materiálu
Obratová soupiska zásob –sestavuje skladní účetní, účelem je odsouhlasit AE na skladních kartách zásob s AE materiálové účtárny vedení podle jednotlivých skladů a s SE
Podobná evidence se vede o výrobcích a zboží ve skladech
faktura – přichází s dodávkou materiálu /zápis do knihy přijatých faktur/.
Faktura musí být přezkoušena /formálně a věcně/
Zúčtovací a výplatní listina – sestaví se za měsíc, obsahuje jednotlivé složky mzdy za jednotlivé pracovníky
Mzdový list = účetní evidence = AE k účtu zaměstnanci vede se pro každého pracovníka za rok. Obsahuje jednotlivé složky mzdy za každý měsíc
Docházkový lístek, kniha docházky, neschopenka od lékaře, žádanka o dovolenou, propustka – údaje o odpracované a neodpracované době
Úkolové lístky – údaje o vykonané práci
Prohlášení poplatníka – údaje o nezdanitelných částkách